PELELANGAN UMUM PEKERJAAN JASA PENYELENGGARAAN PASAR MALAM INDONESIA (PMI) TAHUN 2013 DENGAN PASCA KUALIFIKASI

1/6/2013

 

KEDUTAAN BESAR REPUBLIK INDONESIA
DEN HAAG
Tobias Asserlaan 8, 2517 KC Den Haag, Netherlands

PENGUMUMAN PELELANGAN UMUM PEKERJAAN JASA
PENYELENGGARAAN PASAR MALAM INDONESIA (PMI) TAHUN 2013
DENGAN PASCA KUALIFIKASI

Nomor : 001/KKP/KBRI-Den Haag/I/2013

Kelompok Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah PMI 2013 Kedutaan Besar Republik Indonesia di Den Haag, Belanda akan melaksanakan Pelelangan Umum dengan Pasca Kualifikasi untuk paket pekerjaan jasa penyelenggara kegiatan (Event Organizer) sebagai berikut:

1. Paket Pekerjaan
       
  Nama Pekerjaan : Jasa Penyelenggara (Event Organizer/EO) Pasar Malam Indonesia 2013, Malieveld-Den Haag, 20 - 24 Maret 2013
       
  Lingkup Pekerjaan :  
     
  A. Tahap Persiapan.
     
    Koordinasi dengan Panitia KBRI Den Haag dan Peserta PMI 2013 dari Indonesia
    a. Penyedia Jasa (Event Organizer) melakukan koordinasi dengan Panitia KBRI Den Haag mengenai penyelenggaraan PMI 2013 dan hal terkait lainnya;
    b. Melakukan korespondensi dan pertemuan dengan Pemerintah Daerah dan Instansi di Indonesia terkait partisipasinya di PMI 2013;
    c. Melakukan pendataan pengiriman tim (partisipan) dari Indonesia meliputi Tim Business Meeting, Kesenian, pengiriman Chef untuk demo masak, dan lain-lain  dari masing-masing Pemda dan Instansi;
    d. Melakukan pengaturan terkait dengan pembayaran kontribusi stand/booth masing-masing Pemda dan Instansi terkait;
    e. Melakukan pengaturan terkait dengan penempatan Pemda/Instansi di masing-masing booth/stand;
    f. Melakukan pendataan Delegasi dari masing-masing Pemda dan Instansi terkait (nama, nomor paspor, jabatan, dan lain-lain) serta jadwal keberangkatan dan kepulangan masing-masing Pemda dan Instansi terkait;
    g. Mencatat, menyampaikan kepada Panitia KBRI Den Haag dan memfasilitasi (namun tidak bertanggung jawab atas) akomodasi dan transportasi delegasi;
    h. Memfasilitasi proses pengajuan visa partisipan PMI 2013 ke Kedutaan Belanda di Jakarta dan mengkoordinasikan proses pengajuan visa agar tepat waktu;
    i. Memfasilitasi/membantu pengurusan pengiriman barang/bahan promosi dari Indonesia;
    j. Memfasilitasi/membantu pengiriman barang/bahan promosi kembali ke Indonesia.
     
    Logistik
    a. Menyediakan tenda utama PMI dengan luas area 4200 m2 yang terdiri dari pavilium pameran 3000 m2 dan teater 1200 m2 dan perlengkapan terkait;
    b. Menyediakan tenda food court dengan luas area 1400 m2 dan perlengkapan terkait;
    c. Menyediakan stand/booth peserta;
    d. Menyediakan instalasi listrik di dalam tenda – generator (termasuk bahan bakar) dan jaringan kabel di dalam tenda lighting serta petugas yang ditunjuk;
    e. Menyediakan alat pemanas;
    f. Menyediakan kursi dan meja di food court;
    g. Menyediakan kursi dan meja di stand/booth;
    h. Menyediakan kursi di teater PMI 2013;
    i. Menyediakan counter deskuntuk loket informasi/meja penitipan barang dan peralatan audio panggilan;
    j. Menyediakan panggung di teater berukuran 8x10 m dan panggung dokumentasi berukuran 1x3m;
    k. Menyediakan panggung demo masak berukuran 3x3m;
    l. Menyediakan fasilitas air bersih serta pembuangan beserta pemipaannya di tenda;
    m. Menyediakan “mobile toilet”dan “disabled toilet”;
    n. Menyediakan tempat khusus ibadah;
    o. Menyediakan ruangan untuk pihak keamanan, pihak P3K (EHBO) dan Sekretariat;
    p. Mencetak ID Peserta/Panitia/Keamanan/Petugas Kesehatan, dan lain-lain;
    q. Mencetak Seragam  Petugas/Panitia PMI 2013;
    r. Melakukan desain dan mencetak (digital printing) dekorasi tenda dan signage (nama peserta Pemda/Instansi terkait di stand/booth, sign toilet, entry/exit, food court, teater, dan lain-lain) PMI 2013;
    s. Menempatkan dekorasi di tenda PMI 2013.
     
    Acara dan Teater
    a. Menjadi petugas penghubung (liason officer) dari Panitia PMI KBRI Den Haag yang bertugas melakukan komunikasi dan koordinasi dengan artis ataupun pihak manajemen artis di Indonesia yang akan tampil mengisi acara pada PMI 2013;
    b. Menyusun program acara yang akan ditampilkan di PMI 2013;
    c. Menyiapkan artis dan pendukung acara/Tim Kesenian yang akan ditampilkan pada acara dan panggung teater PMI 2013.
     
    Keamanan dan Keselamatan
    a. Menyiapkan Tim Keamanan (jasa security professional) yang mempunyai lisensi/ijin di Belanda dan pelaksanaannya berkoordinasi dengan Panitia dari KBRI Den Haag yang bertanggung jawab terhadap masalah pengamanan;
    b. Menyediakan peralatan keselamatan dan keamanan seperti pemadam api, lampu darurat, CCTV dan sebagainya, sesuai spesifikasi dan ketentuan Pemerintah Setempat;
     
  B. Tahap pelaksanaan
    a. Bertanggung jawab atas tenda secara keseluruhan (pembangunan dan pembongkaran tenda);
    b. Menangani permasalahan yang terkait dengan tenda secara umum antara lain permasalahan listrik, air, kebersihan maupun fasilitas lainnya;
    c. Bertanggung jawab atas penempatan masing-masing peserta di stand/booth sesuai layout yang disepakati dengan Pemda/Instansi;
    d. Bertanggung jawab atas pengaturan materi promosi Pemda/Instansi pada saat tiba di lokasi Malieveld, penempatannya di stand/booth, dan penyimpanannya;
    e. Mengkoordinasi pemberian ID Badge peserta (Pemda dan Instansi terkait);
    f. Menangani program acara tim kesenian dan artis pementasan di teater;
    g. Mengkoordinasikan masalah keamanan dengan Panitia dari KBRI Den Haag dan jasa security professional yang meliputi personel dan materil keamanan sesuai  spesifikasi dan ketentuan Pemerintah setempat;
    h. Mengatur dan berkoordinasi dengan EHBO (Tim Medis), Parkir Controler serta Pemadam Kebakaran Setempat;
     
  C. Tahap Evaluasi dan Pelaporan.
    Membuat evaluasi dan laporan penyelenggaraan PMI 2013 untuk diserahkan kepada Panitia Penyelenggara PMI 2013 Kedutaan Besar Republik Indonesia di Den Haag.
     
Nilai Total HPS : €   337.375   
          (Tiga Ratus Tiga Puluh Tujuh Ribu Tiga Ratus Tujuh Puluh Lima Euro)
     
Sumber Pendanaan : DIPA KBRI Den Haag Tahun Anggaran 2013
   
2. Persyaratan Peserta
   
  Paket pengadaan ini terbuka untuk penyedia yang memenuhi persyaratan:
  a. Memiliki surat izin usaha atau sejenisnya yang sesuai dengan paket pelelangan ini yang dikeluarkan Pemerintah yang masih berlaku;
  b. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, tidak sedang dihentikan kegiatan usahanya dan tidak masuk dalam Daftar Hitam;
  c. Telah memenuhi kewajiban perpajakan;
  d. Memiliki pengalaman minimal 3 (tiga) tahun di bidang jasa penyelenggaraan pameran internasional di luar negeri dan konstruksi serta memiliki mitra penyelenggara pameran internasional/konstruksi di Belanda;
  e. Memperoleh paling sedikit 1 (satu) pekerjaan sebagai penyedia dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta termasuk pengalaman subkontrak, kecuali bagi penyedia yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
  f. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan PMI 2013;
  g. Secara umum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak dan menandatangani Pakta Integritas.  
   
3. Pelaksanaan Pengadaan
       
  Tempat dan alamat : KBRI Den Haag, Fungsi Ekonomi, Lt. II, Tobias Asserlaan 8, 2517 KC
Den Haag, Belanda
  Website  : www.indonesia.nl
  Alamat e-mail  : pengadaanpmi2013@indonesia.nl
  No. Faksimil   : +31 (0) 70 3643331
   
4. Jadwal Pelaksanaan Pengadaan
 
No

Kegiatan

Hari Kerja, Tanggal

Waktu

a.

Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pengadaan

   7 - 15  Januari  2013

10.00 – 16.00 *)

b.

Pemberian Penjelasan

   8 - 15  Januari  2013

10.00 – 16.00 *)

c.

Pemasukan Dokumen Penawaran

  11 - 16 Januari  2013

10.00 – 16.00 *)

d.

Pembukaan Dokumen Penawaran

  14 - 16 Januari  2013

14.00 *)

e.

Evaluasi Penawaran

  17 - 18 Januari 2013

 

f.

Pengumuman pemenang

  18   Januari 2013

16.00 *)

g.

Masa Sanggah

  21 - 25 Januari 2013

 

h.

Penerbitan SPPBJ

  28   Januari  2013

 

  *) Waktu lokal/Belanda, dan dikecualikan untuk pendaftaran dan pengambilan dokumen secara on-line.
   
5. Dokumen Pengadaan dapat diambil dalam bentuk cetakan atau softcopy di  Sekretariat PMI 2013,  Fungsi Ekonomi Lt. II KBRI Den Haag, Tobias Asserlaan 8, 2517 KC Den Haag, Belanda dan dapat juga diunduh di website KBRI Den Haag (www.indonesia.nl).
   
6. Dokumen Penawaran dikirim ke Kelompok Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah PMI 2013  Kedutaan Besar Republik Indonesia di Den Haag, dengan alamat Fungsi Ekonomi Lt. II, Tobias Asserlaan 8, 2517 KC Den Haag, Belanda.
   
  Salinan Dokumen Penawaran dapat juga dikirim secara elektronik melalui e-mail atau melalui faksimil.
   
  Demikian disampaikan untuk menjadi perhatian.
           
         

Den Haag,  7   Januari  2013

Kedutaan Besar Republik Indonesia -  Den Haag
Kelompok Kerja Pengadaan PMI 2013
Ketua,
Ttd
Yadi Nurfendi