Sambutan Sekretaris Jenderal Departemen Luar Negeri RI Pada Acara Serah Terima Pekerjaan Penataan Dan Pembangunan Sistem Pengelolaan Arsip Departemen Luar Negeri RI, Gedung Arsip Nasional RI, 22 Januari 2008

1/22/2008

 
SAMBUTAN
SEKRETARIS JENDERAL
DEPARTEMEN LUAR NEGERI RI
PADA ACARA
SERAH TERIMA PEKERJAAN PENATAAN DAN PEMBANGUNAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DEPARTEMEN LUAR NEGERI RI
GEDUNG ARSIP NASIONAL RI
22 JANUARI 2008

Yang Saya Hormati Kepala Arsip Nasional RI beserta Jajarannya
Para Pejabat Eselon II Departemen Luar Negeri
Bapak dan Ibu serta Hadirin sekalian,
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Selamat Pagi dan Salam Sejahtera Bagi Kita Semua,
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmat dan hidayahNya kita masih diberikan kesehatan dan dapat berkumpul di Ruang Pertemuan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam rangka melaksanakan Serah Terima Hasil Pekerjaan Penataan dan Pembangunan Sistem Pengelolaan Arsip Departemen Luar Negeri.
Penyelenggaraan hubungan luar negeri sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 37 Tahun 1999 memerlukan dukungan arsip yang baik. Arsip merupakan jantung bagi Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI di luar negeri.
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya sebagai penjuru dalam memperjuangkan kepentingan nasional Indonesia, baik secara bilateral, regional, maupun multilateral, Departemen Luar Negeri sangat berkepentingan terhadap tersedianya sistem pengelolaan arsip yang handal. Contohnya, putaran perundingan untuk membahas batas wilayah Indonesia dengan negara tetangga bisa berlangsung selama puluhan tahun sebelum akhirnya dicapai kesepakatan antar kedua belah pihak. Dapat dibayangkan kesulitan yang harus dihadapi jika tidak tersedia sistem kearsipan yang memadai sebagai pendukungnya.
Ilustrasi lain, dalam tahun 2007, kantor pusat Departemen Luar Negeri di Jakarta menerima sekitar 60.000 komunikasi berupa kawat dan berita faksimil dari 119 Perwakilan RI di luar negeri dan dalam periode yang sama mengirimkan sekitar 20.000 kawat dan berita faksimil ke berbagai perwakilan RI di luar negeri. Dengan demikian dalam satu tahun terdapat sejumlah lebih kurang 80.000 kawat dan berita faksimil yang perlu dikelola dengan baik. Belum termasuk berbagai dokumen penting seperti naskah-naskah MoU, perjanjian dan kerjasama yang ditandatangani dengan negara-negara sahabat serta dalam konteks bilateral, regional dan multilateral sebagai konsekwensi peran aktif Indonesia di kancah pergaulan internasional. Sungguh suatu pekerjaan yang penuh tantangan dan tidak mudah untuk dilakukan.
Dengan demikian, adalah suatu keniscayaan bahwa pertumbuhan arsip Departemen Luar Negeri dan Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri akan terus terjadi selama penyelenggaraan hubungan luar negeri berlangsung. Pertumbuhan ini perlu diantipasi secara cermat, mengingat jika arsip tidak dikelola dengan baik, maka kualitas penyelenggaraan hubungan luar negeri akan sangat terpengaruhi.
Dalam konteks inilah, penandatanganan Nota Kesepahaman antara Departemen Luar Negeri dengan Arsip Nasional RI yang dilakukan pada tahun 2007 lalu memiliki makna strategis bagi Departemen Luar Negeri. Kerjasama ini hanya dapat terwujud berkat adanya kesungguhan dan dukungan dari Kepala Arsip Nasional RI beserta seluruh jajarannya. Untuk itu perkenankanlah kami menggunakan kesempatan yang baik ini untuk menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang tinggi atas kerjasama tersebut. Kami juga mendapat informasi bahwa Departemen Luar Negeri merupakan instansi pemerintah pertama yang menyerahkan pengelolaan arsipnya kepada ANRI.
Para hadirin yang saya hormati,
Sebagaimana kita ketahui bersama, kerjasama Depertemen Luar Negeri dan Arsip Nasional Republik Indonesia telah menghasilkan 88 tenaga arsiparis. Dengan tenaga terdidik tersebut, diharapkan Departemen Luar Negeri akan memiliki sistem pengelolaan arsip yang handal dan tertata dengan baik sehingga mampu mengatasi berbagai tantangan di masa depan. Menurut laporan yang kami terima, dari hasil uji coba yang dilakukan sebelum acara ini, untuk menemukan suatu arsip ternyata tidak memerlukan waktu yang lama, akan tetapi hanya membutuhkan waktu kurang dari 5 menit. Semoga prestasi ini bisa dipertahankan bahkan ditingkatkan pada masa-masa mendatang.
Sistem pengelolaan arsip yang sudah ada ini hendaknya dapat juga diterapkan pada Perwakilan-Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri, sehingga pembenahan arsip pada Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri sudah dapat dimulai pada tahun anggaran 2008.
Semoga kerjasama yang telah kita rintis ini tetap berlanjut bahkan ditingkatkan untuk masa-masa mendatang sehingga tenaga arsiparis yang kita miliki selalu updated dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam bidang kearsipan.
Sekali lagi atas nama Pimpinan Departemen Luar Negeri, saya mengucapkan terima kasih atas dukungan dan kerjasama Arsip Nasional Republik Indonesia.
Wassalammu’alaikum Wr Wb