Jam kerja pemberian pelayanan:
§ Senin – Jumat pukul 09.00 - 16.00
§ Penerimaan berkas permohonan: Pukul 09.00 - 12.00
§ Istirahat pukul 12.00 -13.00, Jum’at pukul 12.00 – 14.00
Kedubes / agen mengirim Nota Diplomatik / surat permohonan kepada Kementerian Luar Negeri c.q. Direktorat Konsuler mengenai permohonan flight approval bagi pesawat terbang dan clearance aproval for Indonesian territory bagi kapal laut asing dengan mencantumkan informasi tentang maksud dan tujuan untuk memasuki wilayah Republik Indonesia, data pesawat terbang atau kapal laut, termasuk: tipe, nomor registrasi, call sign, nama kapten / nahkoda, nama dan jumlah crew, rute, tanggal masuk dan tanggal keluar, maksud dan tujuan ke Indonesia (mendarat atau melintas).
§ Data yang disampaikan dalam Nota Diplomatik / surat permohonan sama dengan data yang diisikan dalam formulir permohonan termasuk nama awak kapal laut / pesawat terbang. Bila nama awak kapal laut / pesawat terbang tidak tersedia, Kedutaan Besar / agen harus menyampaikan alasannya dalam Nota Diplomatik / surat permohonan yang sama.
§ Bagi permohonan diplomatic clearance dari Perwakilan Asing, formulir permohonan asli dan salinan diisi secara lengkap serta ditandatangani oleh pejabat diplomat asing yang berwenang yang specimen tanda tangan dan paraf-nya telah disampaikan kepada Direktorat Konsuler dan dibubuhi nama pejabat diplomat asing tersebut dan diberi cap stempel Kedutaan Besar.
§ Bagi agen perusahaan swasta Indonesia yang mewakili operator asing, formulir permohonan asli dan salinan diisi secara lengkap serta ditandatangani oleh pejabat pimpinan perusahaan yang specimennya telah disampaikan ke Direktorat Konsuler dan dibubuhi nama pimpinan perusahaan tersebut dan diberi cap stempel perusahaan.
§ Permohonan perizinan (clearance) untuk pesawat terbang dan kapal laut diajukan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pesawat terbang atau kapal laut masuk ke wilayah Indonesia. Dalam hal-hal tertentu di mana permohonan memerlukan koordinasi lebih lanjut dengan instansi terkait, permohonan wajib disampaikan lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja.
§ Pemohon dapat membawa formulir aplikasi clearance yang telah disetujui oleh Kementerian Luar Negeri selanjutnya ke Kementerian Pertahanan dan Kementerian Perhubungan untuk mendapat perizinan lebih lanjut.
§ Apabila terdapat perubahan pada pesawat terbang atau kapal yang telah diberi izin, kiranya dapat segera mengurus kembali izin untuk pesawat terbang atau kapal laut yang akan melakukan perjalanan menuju atau melewati wilayah Indonesia sesua dengan prosedur yang telah ditentukan.